회의록 작성법 (총회, 노회, 당회)

회의록 작성법

 

회의록 작성법

1. 당회록은 노회록에, 노회록은 총회록에 준하여 작성하도록 한다.

2. 노회와 교회 각 부 및 위원회의 회의록은 총회 각 부 위원회 회의록을 기준으로 작성한다.

3. 회의의 공식명칭, 횟수, 시작 시각, 장소(또는 주소), 사회자(직책 및 성명)를 기록한다.

4. 회의록은 개회예배, 회무처리, 폐회로 구분한다.

5. 회무처리는 회원점명, 개회선언, 안건처리 등으로 구분한다.

6. 각종 보고 시 첨부물이 있을 경우 일련번호를 부여하여 번호순대로 별지를 첨부한다.

7. 정회와 속회를 할 경우에는 그 시각과 절차(사회자 및 기도자 등)를 정확히 기재한다.

8. 회록채택은 폐회 전에 하는 것을 원칙으로 하되 총회, 노회와 같이 회의가 며칠 계속될 경우 다음 날 아침 속회 선언 직후에 전날의 회록을 채택함을 원칙으로 한다.

9. 회의록을 수기로 작성할 시에는 다음과 같이 한다.
 1) 총회에 준한 규격 회의록 용지에 수기로 작성함을 원칙으로 한다.
 2) 회록이 채택되는 즉시 의장(노회장, 부장, 위원장, 당회장 등)과 서기(총회록, 노회록은 회록서기, 각부 위원회 및 당회는 서기)가 문서에 친필로 서명 후 날인(또는 서명)한다.

10. 회의록을 컴퓨터로 작성하여 회의록 용지에 부착할 시의 방법은 다음과 같이 한다.
 1) 용지는 A4, 여백은 좌우 각각 30㎜, 상하 각각 20㎜, 머리말, 꼬리말은 10 ㎜로 한다.
 2) 서체는 명조 계열 12호, 장평 90%, 자간 -3, 행간 160%, 쪽번호 삽입을 기본으로 한다.
 3) 회의록에 스타일을 적용하여 내용을 이해하기 쉽게 정렬하고, 제목은 굵은 글씨를 사용하며 큰 제목으로 올라가면서 적절한 크기와 글씨체로 변형한다.
 4) 문장을 쓰면서 오른쪽 끝에서 엔터를 쳐서 문장을 끊지 말고 문단 모양을 이용하여 왼쪽 시작선을 맞춘다.
 5) 회록이 채택되는 즉시 의장(노회장, 부장, 위원장, 당회장 등)과 서기(총회록, 노회록은 회록서기, 각부 위원회 및 당회는 서기)가 출력된 문서에 친필로 서명과 사인(또는 인장 날인)을 한다. 필요시에는 간서명자를 선정하여 서명하도록 한다.
 6) 채택된 회의록은 상하좌우 여백을 조금만 남기고 잘라내어 회의록 용지에 부착한 뒤, 맞물리는 지면의 상하좌우에 의장, 서기의 친필 사인 (또는 인장 날인)을 한다.

11. 회의록을 컴퓨터 워드로 작성, 인쇄하여 책자로 제본할 시의 규격은 다음과 같다.
 1) 기본 규격 및 작성 방법은 위의 제10항의 1)~5)과 같다.
 2) 회의록은 제본할 수 있도록 양면으로 출력한다.
 3) 회의록 및 별지는 총회 회의록에 준하여(회의록-앞쪽, 별지-뒤쪽) 책자로 제본 한다.

12. 회의록 위․변조 방지를 위하여 회의록 장과 장 사이에 간인(또는 직인)을 날인한다.

13. 채택된 회의록의 수정은 채택한 회의의 결의 없이는 수정할 수 없으며, 해당란에 붉은 줄을 긋고 수정한 후 여백에 몇 자를 수정했음을 기재하고, 의장과 서기가 날인한다.
14. 수정을 이유로 회의록 용지를 떼어 낼 수 없다.
15. 문서를 수정한 후 컴퓨터에 입력된 회의록도 수정하되 회의록 하단에 언제, 어떤 경위(수정을 결의한 회의)로 어느 부분을 수정했는지를 명기해야 한다.
16. 가급적이면 한글로 작성함을 원칙으로 하고, 그 의미가 불분명할 경우에는 한자, 영어 또는 기타 외국어를 병기할 수 있다.(동일→같은 날, 익일→다음 날, 동 장소→같은 장소, 자벽→지명, … )
17. 청원, 보고, 질의 등에 대하여 명확하게 결의 사항을 기술하여야 한다.
 1)… 질의에 대해서는 …과 같이 답변하기로 하다.
      (~라는 답변을 채택하여 보내기로 하다.)
 2)… 청원의 건은 … 과 같이 하기로 가결하다.
      (또는 수정하여 허락하기로 가결하다.)
 3)… 보고의 건은 받기로 가결하다.
 4)… 의 건은 기각(반려, 수정하여 제출토록)하기로 가결하다. 
18. 투표를 실시한 경우에는 반드시 성명과 득표수를 기록하는 것이 원칙이나 회의 결의로 삭제키로 하면 당선자만 기록할 수도 있다.
19. 회록서기가 작성한 회의록을 회에서 채택하면 서기에게 넘겨 촬요를 작성하거나 회록을 발행토록 한다.
20. 정회를 할 때마다 회록서기가 서명 날인한다.
21. 노회에서 당회록을, 총회에서 노회록을 검사할 경우에 자주 지적되는 사항은 다음과 같다.
 1) 당회록 표지에 교회명이 기록되지 않은 일
 2) 당회록에 출석자와 결석자 명단을 누락한 일
 3) 성경, 제목, 찬송, 기도자를 반드시 기록할 것.
 4) 기록면의 상단에 회의 개최 회수 및 페이지를 누락한 일
 5) 회의 일시 또는 개,폐회 시각 기록을 누락한 일
 6) 안건 및 토의사항 마지막에 “끝” 표시를 하지 않은 일
 7) 당회장 또는 서기의 날인이 누락된 일
 8) 첨부한 별지에 당회장 및 서기가 서명 날인하지 않은 일
 9) 별첨서류가 여러 장일 경우에는 당회장 및 서기의 간서명 필요함
 10) 제직회 관장사항인 예산지출에 관한 사항(금액)을 당회록에 기록한 일
 11) 오자 및 탈자가 빈번하게 발견되는 일
 12) 회의록 내용을 임의로 수정한 일
    - 수정액을 사용치 말고, 두 줄을 그어 수정 후 반드시 당회장이 날인할 것
    - 하단에 수정한 글자의 수를 반드시 밝혀둘 것.
 13) 직분자를 실명으로 기록할 경우 ‘님’자를 붙이지 말 것.
    - 장로, 목사, 서기, 당회장으로 기록할 일
 14) 용지를 뺄 수 있는 회의록을 사용한 일(바인더 사용금지)
    - 회의록이나 첨부서류를 붙일 경우에는 상하좌우에 당회장이 서명(날인)할 것.
 15) 중간에 용지를 찢은 일이 발견된 일
     - 찢었을 경우, 그 다음 페이지 첫 줄에 반드시 사유를 기재할 것
22. 표결(거수, 기립, 투표 등)이 성립되면 개의안과 동의안 찬반 숫자를 명확하게 기록한다.
23. 오전과 오후로 나누는 12시간제나 24시간제 중 일관성을 유지하여 기록한다.

노회회의록의 예

● 대한예수교장로회 00노회
제00회 정기노회 회의록

제 1 일
0월 0일(0요일)
1. 개회예배
대한예수교장로회 00노회 제00회 정기노회가 주후 0000년 0월 0일 오전 0시에 00도 00시 00동 00번지 00교회당에서 노회장 000 목사(장로)의 인도로 “0000”라는 주제로 모여, 개회 예배와 성찬식을 다음과 같이 드리고 마치니 같은 날 오전 0시 0분이었다(이더라).
예 배 순 서
...................
....................
회록서기 목사 000
2. 속회
본회가 같은 날 오전 0시 0분 같은 장소에서 노회장 000 목사(장로)의 사회로 모여 찬송가 0 0장을 제창하고 사회자가 성경 0 0 장 0 0절을 봉독한 후 0 0노회장 0 0 0 목사가 기도함으로 속회하여 회무처리를 시작하다.
3. 회원점명
서기 000 목사가 회원을 호명하니 목사회원 00명 중 00명, 장로회원 00명 중 00명이 출석하여 총 재적 000명 중 출석 000명, 결석 00명으로 성수가 됨을 보고하다.
4. 개회선언
노회장 000 목사(장로)가 대한예수교장로회 00노회 제00회 정기노회가 개회됨을 선언하다.
5. 절차보고 및 채택
서기 000 목사가 제00회 노회 절차보고 회순(안)을 별지(1)와 같이 보고하니 (임시)로 채택하다.
6. 임원선거

7. 정회
같은 날 0시까지 정회하기로 결의하고 000 목사(장로)의 기도로 정회하니 같은 날 오후 0시 00분이었다(이더라).
회록서기 목사 000
8. 속회
본회가 같은 날 오후 0시 00분 같은 장소에서 노회장 000 목사(장로)의 사회로 모여 찬송가 00장을 제창하고 사회자가 성경 000을 봉독한 후 000 목사(장로)가 기도함으로 속회하여 회무처리를 시작하다.

제 2 일
0월 0일(0요일)
1. 회무처리
본회가 0월 0일 오전 0시 000 교회당에서 노회장 000 목사(장로)의 사회로 모여 찬송가00을 제창하고, 인도자가 성경 000을 봉독한 후 000 목사(장로)가 기도함으로 회무처리를 시작하다.
2. 회원점명 및 속회선언
서기 000 목사(장로)가 회원을 호명하니 목사 회원 00명 중 00명, 장로회원 00명 중 00명이 출석하여 총재적 000명 중 출석 000명 결석 00명으로 성수가 됨을 보고하니 노회장이 속회됨을 선언하다.
3. 회록채택
회록서기 000 목사가 제1일(0월 0일) 회록을 낭독하니 채택하다.
4. 폐회결의
미진안건 처리는 노회 임원회에 맡기기로 하고 폐회하기로 하다.
5. 폐회 예배
노회장 000 목사(장로)의 사회로 찬송 장을 제창하고 인도자가 성경 000을 봉독하고 기도한 후 축도함으로 폐회예배를 마치다.
6. 폐회 선언
노회장 000 목사(장로)가 다음과 같이 폐회를 선언함으로 폐회하니 같은 날 오후 0시 0분 이었다(이더라).
“교회가 나에게 허락한 권으로 지금 대한예수교장로회 00노회 제00차 정기노회가 폐회됨과 이 노회와 같이 조직된 노회가 다시 정한 날 정한 장소에서 회집할 것을 선언합니다.”
주후 0 0 0 0년 0월 0일
노회장 000
회록서기 000

 

부서회의록의 예

● 00노회 제00회 회의록
● 00부(위원회) 0차 회의록
제1부 개회예배
대한예수교장로회 00노회 00부 (위원회) 제00(노회기)- 0차 회의가 주후 0000년 0월 0일(0요일) 오전 0시 0도 00시 00동 번지 0 0회의실에서 부장(위원장) 000 목사(장로)의 인도로 모여 찬송가 000장을 제창하고 인도자가 성경 000을 봉독한 후 000 목사(장로)가 기도함으로 개회예배를 마치다.
제2부 회무처리
1. 회원점명 및 개회선언
서기 000 목사(장로)가 회원을 점명하니 재적 00명 중 00명 참석, 0명 위임으로 성수가 됨으로 사회자가 개회를 선언하다.
출석회원：000 000 000
위임회원：000 000 000
2. 경과보고
서기, 총무 (보고인의 직책 기재) 000 목사 (장로)가 전회의 이후 경과사항 (또는 00 건에 대한 처리 결과 등)을 보고하니 채택하다.
3. 안건결의
가. 서기 000 목사(장로)가 제출한 -------- 건은 ----- 하기로 가결하다.
나. 서기 000 목사(장로)가 제출한 ------- 건은 ----- 하자는 동의와 ------ 하자는
개의가 성립되어 거수표결하니 개의에 찬성 000명, 동의에 찬성 00명으로 개의가 가결되다.
다. 다음 회의는 0000년 0월 00일(목) 오후 1시에 모이기로 하다.
4. 회록채택
서기 000 목사(장로)가 전회록(제00-0차)을 낭독하니 채택하다.

5. 폐회
부장(위원장) 또는 부원(위원) 000 목사(장로)가 기도함으로 폐회하니 같은 날 오전 0시 00분이었다(이더라).
주 후 년 월 일
부 장 목사 0 0 0
서 기 목사 0 0 0

 

당회록의 예

● 제 00 회 00교회 당회록
제1부 예배
대한예수교장로회 0 0교회 제 0 0 회 제 00차 당회가 주후 ○○○○년 ○○월 ○○일(○요일) 오전(오후) ○시에 ○○도 ○○시 ○○동 ○
○○번지 소재 ○○○교회 당회실에서 당회장 ○○○ 목사의 인도로 모여 찬송가 ○○○장을 제창하고 인도자가 성경 ○○○서 ○○장 ○○절을 봉독한 후 당회원 ○○○ (목사, 장로)가 기도함으로 개회예배를 마치다.
제2부 회무처리
1. 회원점명 및 개회선언
서기 ○○○ 목사(장로)가 회원을 점명하니 재적 ○○명 중 ○○명 참석, ○명 결석으로 성수가 됨으로 사회자가 개회를 선언하다.
출석회원：○○○ ○○○ ○○○
결석회원：○○○ ○○○
2. 경과보고
서기(보고인의 직책 기재) ○○○ 목사(장로)가 전 회의 이후 경과사항(또는 ○○ 건에 대한 처리 결과 등)을 보고하니 그대로 받기로 가결
하다.
3. 안건결의
가. 서기 ○○○ 목사(장로)가 제출한--------- 건은 하기로 가결하다.
나. 서기 ○○○ 목사(장로)가 제출한 --------- 건은 하자는 동의와 하자는 개의가 성립되어 거수 표결하니, 개의에 찬성 ○○○명, 동의에 찬성 ○○○명으로 개의가 가결되다.
다. 다음 회의는 ○○○○년 ○○월 ○○일(○요일) 오전(오후) ○시에 모이기로 하다.
4. 회록채택
서기 ○○○ 목사(장로)가 회록을 낭독하니, 그대로 받기로 가결하다.
5.폐회
당회원 ○○○ 목사(장로)가 기도함으로 폐회하니, 같은 날 오전(오후) ○시 ○○분이었다(이더라).
주후 0000년 00월 00일
당회장 000 목사 (인)
서 기 000 장로 (인)